XMF導入前は、印刷会社から紙で校正物を受け取り、赤字をファックスで送り返していました。 外出時に急ぎの校正が必要な場合は、社内にいるスタッフにスマホで写真を送ってもらったり、スキャンデータをメールで送ってもらったりと手間をかけながら、その画像をもとに確認作業を行っていました。 また、校了が出るまでは校正紙を手の届く範囲にまとめて置き、必要なページを取り出して作業していました。 そのため、校正が増えるごとにデスクが埋まっていきました。

現在はXMFを導入し、デジタルで校正作業が可能になったことで、紙の使用量が大幅に減少しました。 履歴の確認も簡単にでき、データ管理が格段に楽になっています。 それでも、「てにをは」や全角・半角スペースなど見落としやすい部分は、紙に出力してチェックすることが欠かせません。 ただし、気になる箇所だけに絞って紙を出すようにしたため、作業効率も向上しました。 デスク周りもスッキリし、より快適な作業環境が整いました。

XMFを導入した時期はちょうどコロナ禍で、家でどのように仕事をするか悩んでいる最中でした。 従来の校正方法では自宅での作業が難しい部分がありましたが、デジタルで一部作業が可能になったことで非常に助かりました。 タイミング的にも導入の大きな後押しになったと思います。

現在も完全なテレワークではありませんが、いつでもどこでも業務内容をチェックできるのは大きなメリットです。 取材で外出することも多く、出先で気になることがあればすぐに確認できるのは非常に便利です。 実際に校了日と台湾出張が重なった際には、現地で校了作業を行ったこともあります。 インターネット環境さえあればどこでも作業ができる点には感動しました。

紙での作業では、「これがしたいけどできない」と諦めてしまう人もいるかもしれませんが、XMFならフレキシブルな対応もできます。 例えば、明日の午前中は私用で作業ができなくても、夜には確認できるため、その後は仲間が引き継ぐといった働き方が可能です。

締め切りがある仕事や、ある程度柔軟な動き方が可能な会社にとって、XMFは非常に効果的で時代に合ったツールだと思います。

私たちのような編集部だけでなく、外部のライターやデザイナーも巻き込めると思います。 プロジェクト単位で進められるので、直接データをやり取りする方がスムーズで、効率的に進行できます。

操作方法も直感的で、仕様書や説明を聞くよりも、実際に触ってみる方が理解が早いです。

導入当初は不安もありますが、「とりあえず試してみてほしい！」と思います。

XMFを導入する前は、過去のカタログデータを基に、同じサイズの紙に出力してカタログに見立てていました。 当時は、紙面上で手書きで赤字を入れたり、写真の差し替えもすべてアナログで行っていました。 画像に関しては、会社の共有フォルダにカタログ用のプロジェクトを作成し、新しい画像データをそこに入れるという管理方法を取っていたため、アナログでの管理とデジタルでの管理が二重に動いていたのが大きな課題でした。

特に何百点という商品ラインナップを持っている私たちにとって、商品の入れ替えや刷新がある中でのデータ管理がとにかく大変でした。

XMFを導入したことで、全員が同じWebページ上でプロジェクトの情報を共有できるようになり複数人で進めることが可能になりました。また、ページごとの進捗状況をリアルタイムで確認できるようになった点も大きな魅力です。カタログのカテゴリーごとに分担ができ、ページごとの進捗が見える化されたことで、作業がスムーズになりました。 これまで校正や原稿のやりとりはファイル便を使っていましたが様々なメールが入ってきて埋もれてしまったり、どれが最新のデータがわからなくなったりしたこともありました。単純に受け切れる容量の問題もあって逼迫していました。
それがXMFだとアップできるデータ容量に制限がなくなり、ページごとにデータを入れる場所が分かれているので管理も楽になりました。どれが最新の校正かもひと目でわかるので、修正履歴を追う手間も省けて進行がとてもスムーズになりました。

XMFの導入前は、システムを使うことによる操作上の不安感があったのですが、事前に説明の場を設けてくださったことはもちろん、導入後も丁寧できめ細やかなサポートがあったおかげでタイムリーに理解を深めることができたので、今ではもっと早く導入しておけばよかったと思うくらい、XMFが身近な存在になっています。

XMF上で校正した内容と、紙面での差を感じることはほとんどありませんでした。
最終的にカタログを印刷する前に、画面上でのチェックとは別に、原寸で出力した用紙で確認できるスキームを取っていただけたことも安心感につながっていたと思います。

我々のようなとにかく商品点数が多い会社や、新商品が定期的に出る企業にとっては、XMFは非常に有益なツールだと思います。また、複数人でプロジェクトを組んで作業を進める必要がある会社にも、導入をお勧めします。XMFを使うことで、迅速に修正や更新ができるため、作業効率が大幅に向上しますし、カタログだけでなく、チラシや一点物の制作にも対応できる環境が整っているため、すべてのデータを一元管理し、いつでもアクセスできる点も大きな魅力です。

これらの運用において、直感的に操作できる点がXMFの優れている所だと感じています。
システム導入後の課題の一つとして、操作性や属人化が含まれると思いますが、データ上での管理が不慣れでも問題なく、簡単に操作・共有ができたことを鮮明に覚えています。
多様なニーズに応えられる心強いシステムの一つとして、これからも活用していきたいと思います。